Организация питания на выставках - как правильно выбрать подрядчика
Немаловажная часть подготовки участия в выставке - организация питания на стенде. Насколько грамотно вы выстроите этот процесс, настолько во многом будет успешным ваше участие в выставке. Ведь вкусные и свежие угощения как ничто другое располагают в вашу пользу всех без исключения потенциальных клиентов и партнеров.
Взять этот вопрос на себя - это значит оставить всё остальное. Необходимо иметь в виду множество деталей, о которых вы наверняка не задумываетесь, если никогда раньше не пробовали организовать питание на выставке. Проще и правильнее - обратиться к специализированной компании, которая выполнит эту задачу качественно и грамотно. И эта статья о том, как правильно выбрать кейтеринг.
Что нужно учесть при организации питания на выставке
Специфика организации питания на выставке состоит прежде всего в том, что пространство весьма ограничено, поэтому необходимо учитывать направления потоков посетителей, не создавая помех и обеспечивая максимальное удобство для всех участников.
Именно по этой причине далеко не все кейтеринговые компании берутся за организацию питания на выставках. Но и из специализированных, фокусирующихся на этой задаче, нужно выбрать лучших. Только в этом случае будут выполнены все ваши задачи с учетом особенностей локации и предпочтений вашей аудитории.
Вот несколько шагов нашего алгоритма выбора кейтеринга для выставки.
1. Определите ваши цели
Перед тем как выбрать кейтеринг, определите, каких целей вы хотите достичь с помощью питания на выставке. Например:
• Тип мероприятия: Укажите, для какого события нужно заказать кейтеринг (свадьба, корпоратив, юбилей и т.д.).
• увеличение потока посетителей вашей экспозиции ("здесь вкусно - зайдем именно сюда, и не раз")
• создание комфортной атмосферы для общения ("здесь приятно пообщаться, с этими ребятами есть о чём поговорить")
• поддержка имиджа ("вкусно кормят, красиво подают - значит, умеют понимать нужды клиентов, значит, и меня поймут...")
Не обязательно останавливаться на одном пункте. Можно выбрать несколько и даже все. Но чёткое понимание целей поможет вам выбрать правильный подход к кейтерингу.
2. Бюджет
Определите, сколько вы готовы потратить на кейтеринг. Не забывайте учитывать все скрытые расходы, такие как доставка, установка и уборка после мероприятия. Найдите варианты, которые соответствуют вашим финансовым возможностям и отвечают всем описанным ниже требованиям.
3. Учитывайте ограничения пространства
На выставках часто бывает ограниченное пространство, поэтому важно тщательно продумать организацию кейтеринга:
• Размер стенда: обращаясь в кейтеринговую организацию, заручитесь гарантией, что выбранный кейтеринг сможет разместиться на вашем стенде без создания неудобств для посетителей.
• Место для сервировки: подумайте о том, где и каким образом будут располагаться еда и напитки. Возможно, стоит использовать многоуровневые подставки или столы, чтобы сэкономить место. Обладает ли данная кейтеринговая компания таким оборудованием?
• Логистика: обсудите с кейтерингом возможность доставки и установки оборудования до начала выставки. Важно иметь достаточный запас времени.
4. Подбор закусок
Выбор закусок — ключевой момент в организации кейтеринга. Вот несколько советов, которые помогут определиться:
• Легкие закуски: нужны небольшие порции и чтобы это было легко брать в руки (канапе, мини-сэндвичи, роллы или тарталетки).
• Разнообразие: учитывайте различные диетические предпочтения ваших гостей. Включите в меню вегетарианские, безглютеновые и низкокалорийные варианты.
• Тематика: если ваша компания имеет определенную идеологию, и вы транслируете аудитории определённые ценности, постарайтесь отразить это в выборе закусок. Например, если вы представляете экологически чистые продукты, используйте органические ингредиенты в предлагаемых блюдах и напитках.
• Простота употребления: избегайте блюд, требующих использования столовых приборов или сложных манипуляций. Это может отвлечь посетителей от общения с вами.
Задайте вопрос - сможет ли данная команда обеспечить закуски в соответствии с данными пунктами.
5. Напитки
Не забудьте о напитках! Они могут привлечь больше людей:
• Безалкогольные напитки: разнообразие соков, минеральной воды и безалкогольных коктейлей.
• Кофе и чай - всегда популярны на выставках, особенно в утренние часы.
• Алкоголь: если уместно, можно предложить легкий алкоголь, но обязательно учитывайте местные законы и правила выставки.
Обсуждая с кейтеринговой организацией выбор и подачу напитков, коснитесь этих тем. А также удостоверьтесь, что ваши горячие напитки будут действительно горячими, а прохладительные - холодными!
6. Обслуживание
Качество обслуживания также играет важную роль:
• Персонал: убедитесь, что у кейтеринга достаточно обслуживающего персонала для вашего стенда. Это поможет поддерживать порядок и быстро реагировать на запросы гостей.
• Вежливость и профессионализм: персонал должен быть дружелюбным и готовым ответить на вопросы о ваших продуктах и услугах. Таким образом, кейтеринг обязан подготовить своих сотрудников либо обеспечить такую возможность вам.
Питание на вашей выставке с командой "Праздник вкуса"
Правильная организация питания на выставке силами опытной профессиональной команды сэкономит ваше время и силы, и не в последнюю очередь - деньги. Одна из сложнейших задач - понимание количества нужных закусок и напитков. И только кейтеринг, реализовавший сотни подобных проектов, сможет точно определить это количество, чтобы и продукты не пропали, и гости не остались голодными.
Команда кейтеринга "Праздник вкуса" с момента своего основания выбрала организацию питания на выставках своей приоритетной нишей и оказалась в ней весьма успешной. Именно поэтому с нами сотрудничают такие крупные бренды, как "КАМАЗ", "Росатом", "Авалон", "1С" и многие другие. Наша кейтеринговая компания - постоянный участник крупнейших событий выставочной отрасли, таких как Международный форум "Армия", "АгропродМаш", "Металлообработка", СТТ, "Мосбилд", "Трансраша", "Митекс", "Электрические сети" и многие другие. По итогам делового сезона 2024-2025 мы подсчитали, что угостили на выставках и форумах более 2000 человек.
Ознакомиться с нашим предварительным предложением по организации питания на выставке вы можете здесь.
